Iga suurema ehitustööga kaasneb paratamatult suures mahus erinevaid dokumente ja joonised. Oma maja ehitamisel tekib dokumente märkimisväärselt ning suur osa sellest on vajalik kindlasti ka säilitada.
Kaustik – kiirköitjad
Soovitan võimalikult varakult võtta kasutusse korralik ja mahukas kaustik-kiirköitja ning sinna hakata koguma dokumente alates krundi ostust ja projekteerimise alustamisest. Mõistlik on teha sisukord ja panna vahelehed, et vajalikku dokumenti hiljem kiiresti leida saaks.
Maja dokumendikaust ei pea tingimata sisaldama originaale. Sageli ongi targem teha tähtsamatest dokumentidest koopiad ja hoida näiteks notariaalsete lepingute originaalid muudes kaustades.
Maja dokumendikausta mõte on ennekõike see, et seal oleksid kõik krunti, liitumisi, hinnaküsimisi, lepinguid, projekteerimist ja ehitamist puudutavad dokumendid ning sellise kausta saaks võtta kaasa, kui minna ehitajaga või projekteerijaga kohtuma.
Eraldi kaustiku(d) peaks sisse viima kindlasti ehitamise täitedokumentatsiooni kogumiseks. Täitedokumendid koostab ehitaja iga tööetapi käigus (näiteks kaetud tööde puhul) või lõppedes. Vormistatud täitedokumendid on mõistlik kohe ka kausta panna, et need kaduma ei läheks.
Elektrooniline kataloog arvutis või serveris
Lisaks dokumendikaustale vahetatakse suur osa informatsioonist elektrooniliselt e-posti ja failidena. Ka need andmed vajavad kogumist ning nendegi osas tuleks teha oma arvutisse eraldi maja kohta kataloog. Kataloogi ülesehitus võib olla sarnane paberkandjal kaustiku sisukorraga, siis on lihtsam andmeid otsida.
Kuna ehitamisega kaasneb sageli muudatusi siis on tavapärane, et tekib pidevalt uusi dokumendi ja jooniste versioone. Versioonide haldamine oma kaustas ja arvutikataloogis on küll ebamugav ja aeganõudev, kuid kindlasti vajalik.
Suuremate ehitusprojektide puhul kasutatakse juba aastaid internetipõhiseid projektipanku, kuhu luuakse objekti kataloog ja pannakse ülesse ehitusega seotud andmed. Sellisesse keskkonda pääsevad vastavate õigustega ligi nii tellija, projekteerija kui ka ehitaja. Sellistes keskkondades on lihtsam versioonihaldust korraldada ja niimoodi aegunud versioonidest tingitud vigu vältida. Ka eramaja ehitamisel saab sellist veebipõhist dokumendihaldust edukalt kasutada.
Kas Sinu ehitusdokumendid on korralikult kaustas?
