Kuigi vast iga inimene on oma elus mõnda teenust tellinud siis ehitustööde tellimisel jäädakse sageli hätta. Mis on need põhjused, miks ehitustööde tellimine ebaõnnestub? Miks ehitustööde käigus selgub, et tööd lähevad kallimaks kui algselt plaanitud, miks on tööd ebakvaliteetsed ja miks tööd võtavad kauem aega? Allpool mõned sagedasemad põhjused, miks asjad kontrolli alt väljuvad.
1. Tööde maht ja sisu jääb ebaselgeks
Väiksemate tööde puhul ei kirjeldata hinnaküsimisel piisavalt täpselt tööde sisu ja suuremate ehitustööde puhul pole projekt piisavalt detailne ning ei anna täpset ülevaadet, milliseid töid võib teha.
Kuna tööde tellija ei tea enamasti isegi kuigi täpselt, millised tööd ja kuidas tuleb need teostada, siis ei oska ka ehitaja tellija soovidest aru saada. Kui ehitustööde teostamiseks vajalik info või projektdokumentatsioon on ebapiisav siis saab iga ehitaja tööde mahust erinevalt aru ning koostab hinnapakkumise erinevalt. Kuna väga detailselt hinnapakkumist lahti ei kirjutata siis ollakse ühel hetkel tööde teostamisel olukorras, kus ehitaja ütleb, et nüüd on tema poolt tööd teostatud, samas kui tellija arvates tuleks veel teostada selle töö raames veel teisigi töid.
Täiendavalt on probleemiks konstruktsioonide sõlmede lahendused. Kui tellija poolt pole sõlmede lahendusi ette antud või pole sõlmede osas standardseid lahendusi, siis teostavad ehitusfirmad sõlmede osas omapoolsed lahendused, mis võivad olla sobilikud, kuid võivad ka mitte olla.
Ehitusfirmad ei ole üldjuhul projekteerimisfirmad ning tellija ei peaks eeldama, et konstruktiivsete sõlmede lahenduste väljatöötamine ehitusfirma ülesanne. Kui näiteks detailsete sõlmede projekteerimise ülesanne jäetakse ehitajale siis peaks see olema ka hinnaküsimise lähteülesandes kirjas, vastasel korral jäetakse ülesse risk, mis võib tähendada ebakvaliteetset tehniliste lahendust.
2. Ehitusfirmat valitakse ainult hinna järgi
Kuna ehitustööd on kallid siis loomulikult proovib iga ehitustöö tellija enda jaoks saada kõige soodsama hinna. See tähendab seda, et valitakse enamasti kõige soodsama hinna teinud ehitusfirma ja ei tehta selgeks, mis töid selle firma pakkumine tegelikult sisaldab.
Reeglina kipuvad just soodsama hinnapakkumise teinud firmad alati oma hinnapakkumist kõige vähem lahti kirjutama nii kasvab risk, et esitatud pakkumine sisaldab väiksemas mahus töid kui teistel pakkujatel.
Sellises olukorras on oluline ehitajaga maha istuda ja rida realt tööde sisu üle küsida ja mis kõige olulisem – pakkumise juurde koostada kirjalikult täiendav „tööde selgituste“ dokument. Sellisele kirjalikule dokumendile tuleks kindlasti võtta ka ehitusfirma esindajalt allkiri ja see dokument oleks lisa hinnapakkumise juurde.
Sageli sellise töö käigus selgub, et algselt odav pakkumine osutub oluliselt kallimaks, sest pole arvestatud osade töödega või küsimuste käigus selgub, et pakkuja annab ebakindlad vastuseid, mida töö sisaldub või mitte, ei jäta ehitusfirmast usaldusväärset muljet.
Loomulikult ka mina eelistan odavamat hinda, kuid ainult juhul kui mulle on selge, kuidas see hind on saavutatud. Kui hinnapakkumiste läbivaatamiste käigus selgub, mille tõttu on pakkumine odavam (näiteks plaanitakse tööd teostada mõne alternatiivse materjaliga, mis on odavam või kasutatakse uuemat tehnoloogiat, mis võimaldab näiteks kiiremini ehitada) siis on palju lihtsam otsustada. Alati peab selgeks tegema, kuidas teistega võrreldes odavam pakkumine on saadud ja kas selle pakkumisega kaasneb olulisi riske.
Pakkumiste osas küsimuste küsimine eeldab, et teostatavatest töödest ja tehnoloogiast saab ka tellija ise aru. Kahjuks tellijal endal sageli ei ole seda kogemust ja teadmist siis jääb põhjalikum pakkumiste sisude analüüs tegemata. Kui endal pole kogemust siis see on koht, kus tasub konsultant kaasata, kes aitab pakkumiste sisust selgust saada.
3. Tööde teostamiseks ei koostata korrektset kokkulepet või lepingut
Kuigi pakkumine sisaldab tööde teostamise osas küllaltki palju infot, siis ainult pakkumise alusel tööde teostamise alustamisel jääb mitmeid olulisi teemasid kokku leppimata. Need kokkuleppimata teemad aga teevad sageli hiljem tõsist peavalu. Näiteks on oluline kokku leppida tööde täpsed teostamise tähtajad ja ka vahetähtajad, millised tööde osas tehakse kaetud tööde aktid, millised on sanktsioonid tööde tähtaegade ületamise eest, kuidas toimub arveldamine, kes tasub ehitustöödega seotud elektri ja vee eest jne.
Kui omavahelisi tingimusi eelnevalt kokku ei lepita läheb koostöö varem või hiljem pingeliseks ning vaidlused tekivad pea iga eelnevalt kokkuleppimata teema osas.
See aeg, mis kulub kokkuleppe või lepingu kokkupanemiseks tasub kindlasti kulutada, sest see kaitseb nii tellijat ja kui ehitajat. Mõnikord tundub, et lepingut ei koostata mugavusest või kuna on kiire, andmata aru, et just ühiste mängureeglite kokkuleppimine aitab ennekõike edukat koostööd saavutada.
Kindlasti peaks kõik arveldamised tellija ja ehitaja vahel olema tõendatavad. Siinkohal pean silmas seda, et tellija saaks alati tõestada, et ta on makse teinud ja ehitaja on selle kätte saanud. Kui tasumine toimub ülekandega siis pole probleemi, kui aga sularahas siis on oluline, et ehitaja ametlik esindaja sularaha saamisel oma allkirjaga kinnitaks konkreetse summa kättesaamist, kus oleks ka kirjas, mis summa, kes raha vastu võttis, mis kuupäeval ja mis tööde eest ning milline ettevõte raha vastu võttis.
Miks see on oluline? Kui pole selge, kes raha vastu võttis, siis probleemide korral kipuvad sularaha vastuvõtnud firmad väitma, et saadud raha võttis vastu füüsiline isik, mitte juriidiline isik ning taganevad näiteks garantiidest ja muudest kokkulepetest.
4. Tee ehitusfirma taustakontrolli enne lepingu sõlmimist
Taustakontrollil on määrav osa kvaliteetse tulemuse saavutamisel. Kui sageli vaadatakse seda, kaua ehitusfirma on tegutsenud ja kas firma on suutnud turul ellu jääda siis koostöö mõttes on vahest kõige olulisem uurida ettevõtte võtmeisikute tausta. Peamised võtmeisikud on ettevõtte juht või juhid ning ideaalne oleks teha taustauuring ka konkreetse töödejuhataja või projektjuhi osas, kes hakkab sinu objektiga tegelema.
Taustakontrolli tulemusel peaks eelistama sellist firmat, kus võtmeisikud on alati kättesaadavad ja tunnistavad ka oma probleeme, kuid otsivad neile alati ka lahenduse. Ehituses tuleb alati ette ootamatuid olukordi ning probleeme ning ei maksa loota, et neid sinu objektiga ei teki. Olulisem ongi just see, et probleemide korral nendega ehitaja tegeleb ning need koostöös lahendab.
Koostöö osas saab parimat tagasisidet ehitusfirma varasematelt tellijatelt ja alati tasub neilt uurida, kuidas probleemide korral ehitaja need lahendas.
5. Ära ütle ehitajale „ma ei tea ehitamisest midagi“
Väga sageli ütleb tellija ehitajaga esimest korda kokku saades, et ta ei tea ehitamisest mitte midagi. Selle lause välja ütlemisega annab tellija ehitajale võimaluse hakata kohe mõnevõrra tellijaga manipuleerima.
Ehitaja tajub, et ta saab lihtsalt asju suunata enda jaoks mugavamate lahenduste suunas, kuna vastaspool pole ehitusteemadega kursis. Tulemuseks olukord, kus näiteks ehitaja ütleb, et sellist lahendust ei saa teostada või seda tuleks teha teistmoodi, mis võib olla ehitaja jaoks odavam või lihtsam. Või küsib lisaraha tööde eest, mis peaks sisalduma kokkulepitud tööde mahus.
Kindlasti on ka aumeestest ehitajaid, kuid kindlasti pole neid palju.
Palju parem oleks kui öelda ehitajale, et ma kaasan omanikujärelevalve tööde kontrollimiseks või et teen alati tööde sisu endale selgeks ning jälgin selle õiget teostamist.
Edukat ehitustööde tellimist!
