Pole saladus, et paljud eramajad ehitatakse selliselt, et suurem osa täitedokumentatsioonist, kas jäetakse üldse täitamata või siis tehakse seda minimaalselt. Tulemuseks olukord, et maja kasutusloa taotluse juurde ei ole panna nõutavat dokumentatsiooni. Miks on see probleem just eramajade ehitamise juures suhteliselt terav?
Ehitaja peab täitma täitedokumentatsiooni
Mõiste täitedokumentatsioon alla käib ehituses sisuliselt kogu dokumentatsioon alates projektist ja nende muudatustest, ehitustööde päevikust, kaetud tööde aktidest, töökoosolekute protokollidest lõpetades erinevate tööde vastuvõtmisaktidega ja ka näiteks materjalide vastavussertifikaatide ja hooldusjuhistega. Ehitajal on kohustus ehitustöödega paralleelselt täita täitedokumentatsiooni ja esitada täitedokumentatsioon tellijale iga tööetapi lõppedes või akteerimise juures.
Reaalsuses sageli tellija ei ole teadlik, et ehitaja peaks temale pidevalt dokumentatsiooni esitama või ajapuudusele viidates kipub ehitaja jätma dokumentatsiooni korrektselt vormistamata, sageli lubatakse seda teha veidi hiljem kui kiire möödas. Lõpptulemuseks aga eelkirjeldatud olukord, kus objekti lõpus selgub, et enamik täitedokumente on tegemata ja tellija kiirustades oma uude majja õhinaga sisse kolima, ei pööra dokumentatsioonile sellel hetkel erilist tähelepanu.
Asja teeb keerulisemaks ka sageli see, et ehitaja võis teha ainult osa töid ning lisaks teeb omanik osa töid ise, kas omajõududega või teiste ehitajatega. Sellises olukorras võib olla, et kasutusloa taotluseni jõutakse ajaliselt näiteks pool aastat või aasta hiljem, kui suure osa majast valmis ehitanud ehitusfirma on ammu oma tööd lõpetanud. Ja kui nüüd hiljem nõuda täitedokumentatsiooni siis seda on väga keeruline neilt kätte saada. Tagantjärgi dokumentatsiooni täita pole ka erilist mõtet, sest täpsed detailid on ununenud.
Sisuliselt ainsaks toimivaks lahenduseks õigeaegselt täitedokumentatsiooni ehitajalt kätte saada on see, kui tööetappide vastuvõtmisega seotakse ära ka täitedokumentatsiooni esitamine. Mõistlik oleks alati lepingus tööetappide juurde fikseerida need täitedokumendid, mida ehitaja peaks selles tööetapis esitama. Kui täitedokumentide täitmise töö on seotud raha väljamaksmisega ja on eeldus etapi vastuvõtmiseks, siis ehitaja leiab selle aja ja vormistab korrektselt ka kõik vajalikud ehitusdokumendid.
Dokumentide kogumine ja säilitamine
Tellija kohus on ehitusega seotud dokumendid säilitada ja selle tarvis peaks tellija endale sisse seadma vastava paberdokumentide kausta ja arvutisse kataloogi, kuhu jooksvalt dokumentatsiooni koguda.
Aga on olemas ka üks uus võimalus, mis teeb tellija ja ka ehitaja töö täitedokumentatsiooni kogumisel lihtsamaks. Nimelt on mõni aeg tagasi tegevust alustanud veebipõhine dokumendihalduse lahendus ehitusdokumendid.ee, mis on mõeldud just ehitusaegse täitedokumentatsiooni lihtsamaks täitmiseks ja dokumentide haldamiseks.
Ekraanitõmmis ehitusdokumendid.ee kodulehelt
Sellise lahenduse eeliseks on tellija vaatenurgast kindlasti see, et täitedokumendid on mugavalt digitaalselt allkirjastatavad ja leitavad ning põhimõtteliselt on võimalik hoida kogu asjaajamine ehitajaga elektrooniliselt serveris. Ehitaja jaoks on aga oluline, et vajalikud täitedokumentatsiooni blanketid on rakenduses lihtsalt täidetavad. Just mugavus ja kiirus dokumentide otsimisel ja objekti hetkeseisust ülevaate saamisel kõigile osapooltele on sellise veebilahenduse peamine eelis.
Olenemata, millist dokumendihalduse lahendust kasutada, oluline on jooksvalt nõuda ehitajalt täitedokumentatsiooni koostamist ning kõiki dokumente säilitada, siis on lihtne kasutusloa taotluse juurde kõik vajalikud dokumendid kaasa panna ja südamerahus kasutusloa saamisel majja sisse kolida.
